Por Maglon Ribeiro
As atividades diárias de uma organização, envolvendo pessoas e suas funções, recursos financeiros e materiais define-se como um processo organizacionais ou processos de trabalho. Processo organizacional é um conjunto de atividades logicamente inter-relacionadas, que envolve pessoas, equipamento, procedimentos e informações e, quando executadas, transformam entradas em saídas, agregam valor e produzem resultados repetidas vezes.
Esse conceito traz a ideia de processo como fluxo de trabalho – com insumos e produtos/serviços claramente definidos e atividades que seguem uma sequência lógica e que dependem umas das outras numa sucessão clara – denotando que os processos têm início e fim bem determinados e geram resultados para os clientes internos e usuários do serviço. É a gestão do dia a dia de uma prefeitura ou organização qualquer.
Sabemos que toda organização desenvolve, no seu cotidiano, inúmeras atividades rotineiras, que levam à produção dos mais variados resultados na forma de produtos e serviços. Tais atividades, devido à sua natureza e à dos resultados gerados, podem ser enquadradas na forma de processos organizacionais que, de forma integrada, trabalham no sentido de promover a consecução dos objetivos principais da organização, diretamente relacionados a sua missão.
A Gestão de Processos Organizacionais, de uma prefeitura, significa que os processos estão sendo monitorados avaliados e revisados, com foco na melhoria e no alcance dos objetivos da administração municipal.
O conceito de processos é algo que tem suas raízes históricas em diferentes perspectivas e nas quais é muito difícil precisar algum marco de nascimento. Se pensarmos no trabalho de um artesão, este já realizava uma sequência de atividades desde a escolha da matéria-prima, passando por coletar as medidas do cliente, pelo corte e costura e culminando com a realização do recebimento do dinheiro e com a contabilização deste.
A gestão por processo no âmbito da administração pública proporciona maior uniformização e simplificação de rotinas, melhor prestação de serviços ao cidadão/consumidor/cliente, redução de custos, minimização de erros e retrabalhos, e automações de processos manuais vêm se tornando um caminho necessário e obrigatório para diversas organizações preocupadas em construir e transparecer processos eficientes e de alta qualidade para seus grupos de interessados, a sociedade, os usuários dos serviços públicos de um município.
Uma prefeitura tem seus macros processos ou processos gerenciais:
São os processos que estão diretamente relacionados à formulação de políticas e diretrizes para o estabelecimento e consecução de metas. Processo da Gestão da educação, processo da gestão da saúde, gestão do processo de planejamento estratégico, gestão do processo de administração e planejamento e assim por diante.
Processos Finalísticos
Referem-se à essência do funcionamento das Secretarias ou departamentos. São aqueles que caracterizam a atuação das Secretarias e recebem apoio de outros processos internos, gerando o produto/serviço para o cidadão-usuário. Os processos organizacionais enquadrados nesta categoria estão diretamente relacionados ao objetivo de cada secretaria ou departamento. Um típico processo finalístico poderia ser o de Prestação de Serviços ao Cidadão (ministrar aulas, atendimento de saúde no hospital ou posto de saúde,atividades de lazer, cultura, esporte, emissão de certidões e/ou alvarás, pagamentos, fiscalização e outros).
Processos de Apoio
Geralmente, produzem resultados imperceptíveis ao usuário, mas são essenciais para a gestão efetiva da organização, garantindo o suporte adequado aos processos finalísticos. Estão diretamente relacionados à gestão dos recursos necessários ao desenvolvimento de todos os processos da instituição. Os seus produtos e serviços se caracterizam por terem como clientes, principalmente, elementos pertinentes ao sistema (ambiente) da organização (processo de matricula,contratação de pessoas, aquisição de bens e materiais, desenvolvimento de tecnologia da informação e execução orçamentário-financeira). Por exemplo, o processo de compras e licitação em uma prefeitura, otimizando o fluxo de atividades, encurtando as fronteiras entrada/saída (momento da demanda ao momento da contratação) ,certamente, como processo de apoio, irá dinamizar a execução de obras e ou aquisição materiais necessários ao operacional.
A inserção da Gestão de Processos na agenda de gestores de organizações públicas e privadas no Brasil é fortemente resultante do crescimento da demanda e da pressão pela modernização e desburocratização de processos e prestação de serviços de maior qualidade. Observa-se ainda que esta busca pela excelência operacional ganha importância adicional neste contexto de crise em que diversas organizações iniciam e reforçam em otimizar as suas ações e equacionam os recursos para melhores resultados.
Uma compreensão adequada de processos organizacionais de uma prefeitura aumenta a capacidade dos gestores em entender e intervir no negócio, de forma sincronizada, maximizando os resultados alcançados. Gerir por meio de processos é, portanto, uma melhor forma de gerir e, com isso, de tomar melhores decisões.
0 comentários:
Postar um comentário
AVISO: Os comentários são de responsabilidade de seus autores e não representam a opinião do Blog Tv Web Barreiras. É vedada a inserção de comentários que violem a lei, a moral e os bons costumes ou violem direitos de terceiros. O blog Tv Web Barreiras poderá retirar, sem prévia notificação, comentários postados que não respeitem os critérios impostos neste aviso ou que estejam fora do tema da matéria comentada ou que esteja sem identificação.